Hinweise zur Datenverarbeitung f√ľr Gesch√§ftspartner, Interessenten und andere betroffene Personen (‚ÄěDatenschutzhinweise‚Äú)

 

Mit diesen Datenschutzhinweisen informiert die Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH (nachfolgend ‚ÄěMHPSE") Sie √ľber die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch MHPSE und die Ihnen als betroffene Personen zustehenden Rechte.

1. Geltungsbereich und Begrifflichkeiten
Diese Datenschutzhinweise gelten f√ľr die Verarbeitung personenbezogener Daten durch MHPSE. Im Hinblick auf die verwendeten Begrifflichkeiten (z.B. personenbezogene Daten", ‚ÄěVerarbeitung" oder ‚ÄěVerantwortlicher") wird auf die Definitionen in Art. 4 der Europ√§ischen Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden: DS-GVO) verwiesen.
Sollten Interessenten, Gesch√§ftspartner und -kontakte nicht zugleich betroffene Person sein, werden sie die Datenschutzhinweise an die f√ľr sie auftretenden nat√ľrlichen Personen (z.B. ihre Ansprechpartner, sonstige beauftragte oder bevollm√§chtigte Personen) weitergeben.

2. Verantwortlicher und betrieblicher Datenschutzbeauftragter
Verantwortlicher f√ľr die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO ist
Mitsubishi Hitachi Power Systems Europe GmbH Schifferstr. 80
D-47059 Duisburg
Email: infobox@eu.mhps.com
Telefon: +49 203 8038 0

Den von MHPSE bestellten Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz@eu.mhps.com oder unter der vorgenannten Postadresse mit dem Zusatz ‚Äěz.Hd. des Datenschutzbeauftragten".

3. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

3.1 Verarbeitung zu Zwecken der Durchf√ľhrung des Auftragsverh√§ltnisses
Im Rahmen der Anbahnung (z.B. Bearbeitung einer Anfrage, Angebotserstellung), Begr√ľndung, Bearbeitung und Abwicklung des Auftragsverh√§ltnisses verarbeitet MHPSE die hierf√ľr bereitgestellten und erforderlichen Informationen (Stamm- und Kontaktdaten des Gesch√§ftspartners bzw. die seiner Ansprechpartner und sonstiger Beteiligter, Vertrags- und Abrechnungsdaten, Kommunikation mit Gesch√§ftspartnern bzw. seinen Ansprechpartnern und sonstigen Beteiligten, f√ľr die Bearbeitung der Anfrage oder des Auftrags notwendige weitere Informationen). Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt prim√§r zur angemessenen Auftragsbearbeitung. Davon umfasst ist auch die Verarbeitung zu Zwecken

  • der Kommunikation mit dem Kunden/Lieferanten und weiteren Beteiligten im Rahmen der Auftragsbegr√ľndung und -bearbeitung,
  • der Identifikation nach dem Geldw√§schegesetz (GwG ‚Äď vgl. dazu Ziffer 3.2),
  • der administrativen Durchf√ľhrung (z.B. Aktenf√ľhrung, Kontaktverwaltung) sowie Abrechnung des Auftrags,
  • der Geltendmachung, Aus√ľbung oder Verteidigung von wechselseitigen Rechtsanspr√ľchen.

In Rahmen des Auftragsverhältnisses kann es erforderlich sein, dass MHPSE personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. öffentlichen Registern, Presse, Internet) erhebt.
Die Datenverarbeitung ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO zu den vorgenannten Zwecken erforderlich. Soweit nicht Sie, sondern Ihr Arbeit- oder Auftraggeber Vertragspartner von MHPSE ist, erfolgt die Verarbeitung der seitens des Vertragspartners im Rahmen des Auftrags-verh√§ltnisses bereitgestellten Daten zu Ihrer Person auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO. Das berechtigte Interesse von MHPSE ergibt sich aus der Notwendigkeit der Verarbeitung dieser Daten zu Zwecken der Auftragserf√ľllung bzw. Erbringung vorvertraglicher Ma√ünahmen.

3.2 Erf√ľllung gesetzlicher Pflichten
MHPSE verarbeitet personenbezogene Daten zur Erf√ľllung gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. zur Einhaltung handelsrechtlicher, geldw√§scherechtlicher und steuerrechtlicher Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten.
Rechtsgrundlage hierf√ľr ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO i.V.m. den jeweiligen gesetzlichen Pflichten.

3.3 Verarbeitung von Geschäftskontakten, Marketing und Werbung
Soweit MHPSE Ihre geschäftlichen Kontaktdaten im Rahmen einer geschäftlichen Veranstaltung, geschäftlichen Terminen, Seminaren o.ä. oder im Rahmen einer Geschäftsanbahnung oder Beauftragung erhalten hat (z.B. im Rahmen der Übergabe von Visitenkarten), speichert MHPSE Ihre Kontaktdaten zu Zwecken der Pflege und Verwaltung der Geschäftskontakte im CRM-System (Customer-Relationship-Management-System). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO. Das berechtigte Interesse ergibt sich aus den vorgenannten Zwecken.
MHPSE nutzt die Kontaktdaten dabei auch zu dem Zweck, Gesch√§ftspartnern und m√∂glichen Interessenten Veranstaltungseinladungen, Informationsbrosch√ľren oder sonstige Informationen zu Produkten und Themen (z.B. zu aktuellen Themen im Bereich der Energie-erzeugung), Events etc. zukommen zu lassen. Soweit Ihre gesch√§ftlichen Kontaktdaten √∂ffentlich zug√§nglich sind (z.B. √ľber die Firmenwebsite oder berufliche Netzwerke wie z.B. Xing, LinkedIn) und Veranstaltungen und/oder Leistungen von MHPSE f√ľr Sie aufgrund Ihres gesch√§ftlichen T√§tigkeitsbereichs von Interesse sein k√∂nnen, kann MHPSE Ihre gesch√§ftlichen Kontaktdaten ebenfalls zu den vorgenannten Zwecken nutzen und speichern.
Soweit Sie MHPSE hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben, erfolgt die Nutzung Ihrer Kontaktdaten zu diesen Zwecken auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, Art. 7 DS-GVO. Ihre Einwilligung ist jederzeit frei widerruflich (vgl. hierzu Ziffer 6). Im √úbrigen erfolgt die Nutzung Ihrer Kontaktdaten zu vorgenannten Zwecken unter den Voraussetzungen des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO. Das berechtigte Interesse von MHPSE liegt in der Kundenpflege und Akquise neuer Gesch√§ftskontakte. Soweit Sie eine Zusendung von Informationsmaterial und/oder Veranstaltungseinladungen sowie die Verwendung Ihrer Kontaktdaten zu diesen Zwecken nicht w√ľnschen, k√∂nnen Sie dem jederzeit widersprechen (vgl. hierzu Ziffer 7).

3.4 IT-Sicherheit
Um die Sicherheit, Stabilit√§t, Integrit√§t und Funktionsf√§higkeit der IT-Systeme und des IT-Betriebs sowie die Sicherheit der gespeicherten Daten und der Datenverarbeitungsvorg√§nge bei MHPSE zu gew√§hrleisten, kann es notwendig sein, die in den IT-Systemen von MHPSE gespeicherten personenbezogenen Daten zu verarbeiten (z.B. bei der Erstellung von Backups oder bei der Durchf√ľhrung von Tests). Rechtsgrundlage f√ľr diese Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO. Das berechtigte Interesse ergibt sich aus den vorgenannten Zwecken.

4. Ort der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten findet grunds√§tzlich in Staaten der Europ√§ischen Union (EU) bzw. des Europ√§ischen Wirtschaftsraumes (EWR) statt. Sollte MHPSE personenbezogene Daten an verbundene Konzernunternehmen oder Dienstleister in L√§ndern au√üerhalb der EU / des EWR (sog. Drittstaaten) √ľbermitteln, erfolgt die √úbermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau best√§tigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind.

5. Speicherdauer
MHPSE speichert Ihre personenbezogenen Daten grunds√§tzlich solange, wie dies f√ľr die Erf√ľllung der in diesen Datenschutzhinweisen beschriebenen Verarbeitungszwecke oder gesetzlichen Vorgaben und Aufbewahrungs-pflichten erforderlich ist. Wesentliche Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus dem Handelsrecht (insb. Aufbewahrung von Handels- und Gesch√§ftsbriefen f√ľr 6 Jahre und von Buchungsbelegen f√ľr 10 Jahre, ¬ß 257 HGB), aus dem Steuerrecht (insb. Aufbewahrung von Buchungsbelegen f√ľr 10 Jahre und von sonstigen steuerrelevanten Unterlagen f√ľr 6 Jahre, ¬ß 147 AO) und aus dem Geldw√§scherecht (Aufbewahrung von Aufzeichnungen und sonstigen Belegen i.S.d. ¬ß 8 Abs. 1 bis 3 GwG f√ľr 5 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Gesch√§ftsbeziehung beendet wurde, ¬ß 8 Abs. 4 GwG).
Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten werden die Daten und Unterlagen gel√∂scht bzw. vernichtet, es sei denn, MHPSE ben√∂tigt diese zur Wahrung des Eigeninteresses unter Ber√ľcksichtigung der Verj√§hrungsregelung in ¬ß 199 Abs. 3 BGB f√ľr einen Zeitraum von 10 Jahren, beginnend mit dem Schluss des Jahres, in dem die jeweilige Gesch√§ftsbeziehung beendet wurde, oder es liegt eine Einwilligung der betroffenen Person in eine l√§ngere Speicherung vor.

6. Empfänger und Empfängerkategorien
Soweit dies f√ľr die Abwicklung des Auftragsverh√§ltnisses erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte oder sonstige Stellen weitergegeben. Hierzu geh√∂rt insbesondere die Weitergabe an Dienstleister (z.B. Spediteure) zum Zwecke der ordnungsgem√§√üen Auftragsbearbeitung.
MHPSE setzt zudem externe Dienstleister ein, die im Rahmen ihrer T√§tigkeit f√ľr MHPSE Zugriff auf personenbezogene Daten haben k√∂nnen (z.B. Post-/Transportdienstleistungen, IT-Dienstleister, Entsorgungsunternehmen). Die Beauftragung solcher Dienstleister erfolgt nur im Einklang mit den einschl√§gigen datenschutzrechtlichen Vorschriften.

7. Betroffenenrechte
Im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten stehen Ihnen als betroffene Person nach der DS-GVO die folgenden Rechte zu:

Recht auf Auskunft: Gem√§√ü Art. 15 DS-GVO k√∂nnen Sie jederzeit Auskunft √ľber Ihre von MHPSE verarbeiteten personenbezogenen Daten und in Art. 15 Abs. 1 und 2 DS-GVO aufgelisteten Informationen im Zusammenhang mit der Verarbeitung verlangen. Im Rahmen Ihres Auskunftsrechts haben Sie unter den Voraussetzungen des Art. 15 Abs. 3 DS-GVO das Recht, eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Die Einschr√§nkungen des Auskunftsrechts gem√§√ü Art. 15 Abs. 4 DS-GVO, ¬ß 34 BDSG sind zu beachten.

Recht auf Berichtigung: Gem√§√ü Art. 16 DS-GVO k√∂nnen Sie unverz√ľglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollst√§ndigung Ihrer bei MHPSE gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.

Recht auf L√∂schung: Gem√§√ü Art. 17 DS-GVO k√∂nnen Sie die L√∂schung Ihrer bei MHPSE gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Erf√ľllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Geltendmachung, Aus√ľbung oder Verteidigung von Rechtsanspr√ľchen erforderlich ist. Die weiteren Einschr√§nkungen des Art. 17 Abs. 3 DS-GVO, ¬ß 35 BDSG sind zu beachten.
Recht auf Einschr√§nkung der Verarbeitung: Unter den Voraussetzungen des Art. 18 DS-GVO k√∂nnen Sie die Einschr√§nkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. In diesem Fall d√ľrfen Ihre personenbezogenen Daten ‚Äď von ihrer Speicherung abgesehen ‚Äď nur mit Ihrer Einwilligung oder unter den Voraussetzungen des Art. 18 Abs. 2 DS-GVO verarbeitet werden.

Recht auf Daten√ľbertragbarkeit: Unter den Voraussetzungen des Art. 20 DS-GVO haben Sie das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie MHPSE bereitgestellt haben, in einem strukturierten, g√§ngigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder, soweit dies technisch machbar ist, die √úbermittlung unmittelbar an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Widerruf einer erteilten Einwilligung: Gem√§√ü Art. 7 Abs. 3 DSGVO sind Sie berechtigt, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegen√ľber MHPSE zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass MHPSE die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, f√ľr die Zukunft nicht mehr fortf√ľhren darf.
M√∂chten Sie von den vorstehend aufgef√ľhrten Rechten Gebrauch machen, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten von MHPSE (Ziffer 2).

8. Widerspruchsrecht
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gem√§√ü Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO oder im √∂ffentlichen Interesse gem√§√ü Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO verarbeitet werden, haben Sie gem√§√ü Art. 21 DS-GVO das Recht, aus Gr√ľnden, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten einzulegen.
Im Falle des berechtigten Widerspruchs wird MHPSE jede weitere Verarbeitung Ihrer Daten unterlassen, soweit diese nicht aus zwingenden schutzw√ľrdigen Gr√ľnden, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten √ľberwiegen, oder zur Geltendmachung, Aus√ľbung oder Verteidigung von Rechtsanspr√ľchen notwendig ist. Das Widerspruchsrecht unterliegt den Einschr√§nkungen des ¬ß 36 BDSG.
Soweit Ihre personenbezogenen Daten f√ľr Zwecke der Direktwerbung verarbeitet werden, haben Sie das Recht, jederzeit uneingeschr√§nkt Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. In diesem Fall ist die Angabe einer besonderen Situation nicht erforderlich. Im Falle Ihres Widerspruchs wird die Verarbeitung f√ľr Zwecke der Direktwerbung umgehend eingestellt.
Der Widerspruch kann formfrei an den Datenschutzbeauftragten von MHPSE an die unter Ziffer 2 angegebenen Kontaktdaten gerichtet werden.

9. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde
Sofern Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch MHPSE gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt, steht Ihnen zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DS-GVO zu.
In der Regel k√∂nnen Sie sich hierf√ľr an die Aufsichtsbeh√∂rde Ihres √ľblichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutma√ülichen Versto√ües richten. In Nordrhein-Westfalen ist das LDI NRW die zust√§ndige Aufsichtsbeh√∂rde, das unter folgenden Kontaktdaten zu erreichen ist:

Landesbeauftragte f√ľr Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen,
Postfach 200444,
40102 D√ľsseldorf,
Telefon: 0211/38424-0, Fax: 0211/38424-10, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de